Taraflardan birinin Birlik mensubu olduğu durumlarda, zaman sınırlaması olmaksızın ve vakanın Birlik ofislerinde gerçekleşmesine gerek olmaksızın toplumsal cinsiyete dayalı şiddet kapsamındaki bir şikâyetin sözlü ya da yazılı olarak Komisyona iletilmesi başvuru olarak kabul edilir. Başvuru, inceleme sürecinin ilk adımıdır.
Başvurabilecek kişiler
Toplumsal cinsiyete dayalı şiddete maruz bırakıldığını düşünen kişiler, Birlik mensubu olsun olmasın, şikâyet edilenin Birlik mensubu olması durumunda Komisyona başvurabilir. Şikâyet edilenin Birlik mensubu olmaması durumunda Komisyon inceleme yürütemez, ancak maruz bırakılan Birlik mensubuna hukuki, psikolojik ve sair destek sağlar.
Başvuru usulü
- Toplumsal cinsiyete dayalı şiddete maruz bırakıldığı gerekçesiyle Komisyona başvurmak isteyenler, bizzat ya da Komisyonun adresine e-posta göndererek başvuruda bulunur ve konuyla ilgili ihtiyaç duyulan temel bilgileri Komisyona iletir. Komisyonun e-posta adresi (cevbirced@gmail.com) Birliğin web sitesinden duyurulur.
- Anonim başvuru halinde başvurucuyla iletişime geçilir ve gerekli bilgilendirme yapılır ama başvuranın Komisyonla iletişiminde kimliğini gizli tutmak istemesi halinde inceleme süreci işletilmez. Yine de (talep halinde) Komisyon tarafından iletişim sürdürülür.
- Başvurunun Birlik’in kurumsal e-posta adresine iletilmesi ya da ofise gelerek bizzat yapılmak istenmesi halinde başvuru sahibi derhal Komisyon’a yönlendirilir. Komisyon dışında hiç kimse (Birlik çalışanları, stajyerleri, diğer kurul üyeleri vb.) başvuru kabul etmeye yetkili değildir.
- Bu yönergenin kapsamındaki fiiller açısından zamanaşımı geçerli değildir.
- Başvuruyu alan Komisyon üyesi her başvuru için bir kayıt formu ve kayıt numarası oluşturur. Kayıt formunda yalnızca başvurunun tarihi, konusu, başvuranın talepleri yer alır. Olayın taraflarının ve tanıklarının isimleri başvuru dosyasında saklı tutulur, işlemler kayıt numarasıyla gerçekleştirilir. Başvuru formları ve başvurularla ilgili belgeler Birlik ofisinde sadece Komisyon üyelerinin ulaşabileceği şekilde kilit altında tutulur.
Başvuruyu takiben atılacak adımlar:
- Komisyon başvuru sonrası ilgili yasalar, Birlik Tüzüğü, ilgili Politika Belgesi ve Komisyon Yönergesine dayanılarak inceleme başlatır.
- Başvuru sürecini yürütmede görev alacak 3 (üç) Komisyon üyesi başvuru üzerine yapılan toplantıda seçilir ve süreci yürütecek İnceleme Birimi oluşturulur. İnceleme Birimi üyelerinden biri geçerli bir mazeretle inceleme sürecinden çekilirse yerine yeni bir Komisyon üyesi atanır. Şikâyet edilen kişi ile arasında herhangi bir bağ (arkadaşlık, iş arkadaşlığı, akrabalık, vb.) bulunan Komisyon üyesi İnceleme Biriminde yer alamaz.
- Gerekli görülen durumlarda, başvurunun ayrıntıları aktarılmayıp gizlilik ilkesi ihlal edilmemek kaydıyla Birlik dışından uzman(lar) danışmanlık düzeyinde sürece dahil edilebilir. İnceleme Birimi, inceleme raporu Yönetim Kurulu’na aktarılmadan önce Komisyona bilgi verir.
- Şikâyet edilen kişi Birlik mensubu ise, Komisyon öncelikle bu kişiye hakkında bir inceleme başlatıldığını iletir.
- Şikâyet edilen kişi Birlik Kurullarından herhangi birinin üyesi veya Birlik çalışanı ise, inceleme süreci sonuçlanana dek sahip olduğu yetkiler askıya alınır.
- Şikâyet edilen kişi Birlik üyesi değil, ama Birlik üyelerinin faaliyet gösterdiği alanlarda çalışan biriyse, üyesi olduğu derneğin/meslek örgütünün varsa etik kuruluna, yoksa idarecilerine ve çalıştığı kurumun yetkililerine kişi hakkında başvuru alındığı bilgisi, ancak başvuranın yazılı onayı olması durumunda iletilir. Bu durumda Birlik’in, hakkında başvuru yapılan kişiye bildirim yükümlülüğü bulunmamaktadır.
Tüm vakalarda başvuranın güvenliği ve esenliğini sağlamak için atılması gereken adımlar, başvuranın onayı doğrultusunda ve gerekirse, psikolog, hukukçu ve katkıda bulunabileceği düşünülen başka uzmanların desteğiyle belirlenir.
İnceleme
- İnceleme Birimi, şikâyet edilen kişiyi belirlenen günde ve saatte, belirlenen yere savunma için çağırır. Söz konusu gün, saat ve yer kişiye e-posta ve posta aracılığıyla veya elden yazılı olarak tebliğ edilir. Tebligatta kişinin isterse savunmasını yazılı olarak da verebileceği belirtilir. Savunma bizzat alınırsa tutanak tutulur. Savunmanın, tebligatın tebliğ tarihinden itibaren en fazla 7 (yedi) gün içinde İnceleme Birimine iletilmesi gerekir. Savunma, haklı bir mazeret sunulmaksızın belirtilen süre içinde İnceleme Birimine iletilmezse kişinin savunma hakkını kullanmadığı varsayılır.
- Her vaka özgün yönleri gözetilerek değerlendirilir, başvuranın olaydan etkilenme düzeyi, psikolojik ve fiziksel sağlığı dahil suçun niteliğini ağırlaştıracak bulgular dikkate alınır.
- İnceleme süreci sonunda İnceleme Birimi tarafından hazırlanan rapor Yönetim Kurulu’na iletilir. Yönetim Kurulu raporu, gerekli bilgi ve belgelerle birlikte nihai kararı vermesi için Haysiyet Kurulu’na aktarır. Bu aktarımla beraber Yönetim Kurulu Haysiyet Kurulu’ndan, İnceleme Biriminde yer almayan 2 (iki) Komisyon üyesini danışman olarak değerlendirme sürecine katmasını ister.
- İnceleme süresi: Başvuru hakkındaki rapor bir (1) ay içinde tamamlanır. İstisnai durumlarda süre uzatmaya gidilebilir, ihtiyaç duyulan ek süre taraflara bildirilir.
- Gizlilik: Başvurularla ilgili tüm belgeler sonraki dönemlerde görev yapacak Komisyon üyeleri, Haysiyet Kurulu üyeleri ve Haysiyet Kurulu kararına itiraz halinde itiraz mercii dışındaki kişi ve mercilere kapalıdır.
Geçmiş döneme ait dijital dosyalar sadece Komisyonun e-posta adresinin depolama alanında dosyalanır; maddi, görsel ve işitsel deliller ise Birlik ofisinde sadece Komisyon üyelerinin ulaşabileceği şekilde kilit altında tutulur. Başvuran kişinin ismi kısaltmayla yer alır. Gizlilik ilkesi çerçevesinde hareket edilir, sonraki dönem Komisyon üyeleri, geçmiş dönemde hakkında inceleme yürütülen başvurucunun kimliğini öğrenmez.
Süreç işletilirken gizlilik ihlali yapılırsa Komisyon adına Koordinatör, ihlali yapan kişi hakkında Haysiyet Kurulu’na şikâyette bulunur.
İhlali yapan kişi Komisyon üyesiyse, Komisyon adına Koordinatör Haysiyet Kurulu’na kişi hakkında şikâyette bulunur ve Komisyon üyesinin görevi askıya alınır.
İhlali gerçekleştiren kişi incelemeyi yürüten İnceleme Birimi üyelerinden biriyse, Koordinatör Haysiyet Kurulu’na bu İnceleme Birimi üyesi hakkında şikâyette bulunur, kişinin görevi askıya alınır, yerine Komisyon üyelerinden biri atanır.
İhlali gerçekleştiren kişi Koordinatörse Koordinatörlük görevi askıya alınır, yerine Koordinatörlük görevini üstlenecek Komisyon üyesi, yapılacak Komisyon toplantısında belirlenir ve bu kişi Haysiyet Kurulu’na ihlalle ilgili başvuruda bulunur.
Kararlar ve Yaptırımlar
Komisyon tarafından yürütülen inceleme süreci sonrası şikâyet edilen kişi hakkında varılacak kararda yetkili makam Haysiyet Kurulu’dur. Haysiyet Kurulu karar alırken Komisyon raporuna ve Birlik Disiplin Yönergesi’ne göre hareket eder.
Uyarı ve kınama kararları Birlik içinde, hak mahrumiyeti kararları Birlik dışında kamuoyuyla paylaşılır.